Voici 10 hacks de productivités, pour être efficace et profiter du temps gagné

 

Lorsque l’on se retrouve seul face à son ordinateur, il est très aisé de vite être distrait par une quantité impressionnantes d’informations surgissantes de tous les côtés. C’est bien normal ; cette ressource quasiment inépuisable à portée de clic peut se révéler être l’un des outils les plus puissants qui soit pour avoir accès à n’importe quel type de contenu ! 

Et je ne te parle même pas des réseaux sociaux… Certains peuvent certes se révéler être d’excellents alliés dans ta quête de recherche de clients, de marketing et j’en passe, mais ils peuvent être également de véritables pièges et mettre dans des états de procrastination intense. 

Alors il y a un temps pour tout !  La détente et le travail, rien ne vient sans rien ! 

Lorsque tu parviens à trouver des missions ou que tu bosses sur ton projet, il faut savoir rester focus pendant un certain temps. 

Cela va te permettre de littéralement exploser tes scores en matières de productivité ! 

De plus, le fait d’apprendre à être efficace, va te permettre de travailler plus intelligemment, c’est à dire que tu vas pouvoir gagner plus en échangeant moins de temps à la tâche. 

 

Élimine les superflus 

–La règle de base sur laquelle il faut tout de suite agir consiste simplement à éliminer toutes informations inutiles ! 

Comme expliqué dans l’article « Comment être DN », quand tu es concentré sur une tâche et que tu es dérangé, ton cerveau a littéralement besoin de 23 longues minutes pour retrouver sa condition de concentration initiale !  

Je te laisse imaginer les dégâts que peuvent causer les notifications Twitter, Insta, Facebook sans intérêts sur ton travail…

Alors la chose à faire lorsque que tu es décidé à travailler efficacement est de couper ces distractions soit en mettant le téléphone dans une autre pièce soit en désactivant les notifications. 

Étant possesseur d’un iPhone, j’ai été agréablement surpris de la nouvelle fonctionnalité qui permet de mettre le téléphone en mode « travail », personnellement, c’est un outil que j’utilise quotidiennement ! 

 

Utilise la méthode GTD 

-Qu’est-ce que c’est que ça ? 

Cette méthode vient de l’anglicisme « Get Things Done », créée par David Allen. 

« Il n’y a rien de plus inutile que de faire avec efficacité quelque chose qui ne doit pas du tout être fait. »

Elle vise à améliorer notre productivité, en permettant de mieux noter ce que nous avons à faire et en déterminant ce qui mérite réellement notre attention. 

Cette solution est très utile lorsque l’on ce sent débordé ou bloqué par un nombre incalculable de choses à faire. 

Voici les étapes: 

1. On reçoit une chose à faire, on le stock ==> Ici le but est de stocker, toutes les choses que l’on reçoit à l’instant T. (Projet pour un client par exemple)

2. On détermine la nature de ce que l’on vient de réceptionner. ==> Qu’est-ce que c’est ? Puis, Est-ce actionnable ? Actionnable se traduit par : Cette chose comporte t-elle des actions clairement actionnables maintenant ?

3.  Cette étape va se décomposer en trois parties : 

1. 1. Actionnable immédiatement : 

• • • • • Si cela ne prend que 2 minutes, on l’exécute immédiatement. 
        • Si on ne possède pas les compétences, il faut déléguer, alors on transfert l’action dans une liste d’attente.
        • Si on sait s’en occuper, mais que cela prend du temps, on transfert l’action dans la liste des choses à faire, c’est sur cela que l’on va devoir travailler. 
        • Si cette action a une date précise, on la transfert dans le calendrier. 

2. 2. L’action n’est pas actionnable : 

• • • • • Éliminer la tâche si elle se révèle être non pertinente.
        • La mettre de côté et la faire mûrir si elle est nécessaire. 
        • La conserver dans un dossier pour s’y atteler plus tard. 

               3. L’action est actionnable en plusieurs étapes : 

• • • • • Si cette action nécessite plusieurs étapes qui doivent être faites les unes à la suite des autres, elle doit être mise dans un dossier « Projet » où ces étapes seront clairement identifiées et décomposées. 

Exemple: 

-Préparer un voyage au Brésil, n’est pas actionnable immédiatement et doit être fait en plusieurs étapes. Il faut planifier une date, choisir le meilleur prix pour un billet d’avion, regarder et réserver un logement.  

Pour plus de clarté dans toutes ces explications qui peuvent paraître difficilement visuelles, je t’invite à analyser la photo ci-dessous. 

 

 

 

Pour organiser cette méthode GTD, tu peux te la construire sur Notion, c’est l’outil parfait pour ça ! 

 

Planifie les tâches à accomplir 

-Cette technique, est relativement simple : 

Tu dois te fixer sur un papier ou une application toutes choses que tu aimerais réaliser en une semaine, il faut se concentrer pour savoir ce que tu souhaites mais rend quand même ceci atteignable. ==> Vois-tu, réaliser tout ces objectifs ne sont pas réalisables en une seule journée. 

Alors tu dois ensuite décomposer chaque objectifs fixés en 2 ou 3 objectifs quotidiens. 

Cela peut même faire parti d’une routine que tu souhaites développer en répétant la même tâche tout les jours. 

Exemple : 

(Cette semaine)

• • Faire grandir mon audience sur Twitter de 100 abonnés.

 

(Chaque jour de la semaine) 

• • • • Faire 2 Tweets dans la journée 
      • S’abonner à un compte qui m’inspire et que j’aime bien 
      • Commenter une publication que je trouve pertinente 

(Cette semaine) 

• • Trouver une mission Freelance 

 

• • • • Contacter 10 personnes de mon réseau personnel (Entre le lundi et le mardi) 
      • Réaliser des maquettes à proposer ou à partager (mercredi) 
      • Observer des profils de Freelance bien notés sur les plateformes et apprendre à en faire de même sur Youtube (jeudi matin) 
      • Améliorer mon profil sur les plateformes où je suis inscrit (jeudi aprèm) 
      • Faire un post sur LinkedIn et démarcher sur la plateforme (avec une bonne méthode) (vendredi)

Voici le genre de fonctionnement qu’il faut mettre en place. 

Je te conseille de t’y consacrer une bonne heure le dimanche et de décomposer des grands objectifs hebdos en pleins de petits à faire tous les jours. 

Cela fait parti des routines de personnes efficientes et ce, peu importe leur domaine ! (On l’a pas inventé, mais on l’a mit en application). Si tu veux pousser le niveau un peu plus loin, tu peux le décomposer en heure pour plus de précision et de productivité accrue. 

Mais apprendre à répéter cette opération quotidiennement te rendra bien meilleur, tu peux me croire !  

 

Chaque chose en son temps 

-S’il te plait, ne fais pas la grossière erreurs qu’énormément de personnes font sans s’en rendre compte. 

Trop de gens passent des heures à regarder leur mails plusieurs fois par jour, c’est une chose à éviter à tout prit ! Il faut se baser sur le principe précédent, à savoir qu’il faut prévoir des heures pour regarder les messages reçus dans notre boite. 

1 fois le matin à l’ouverture de la session, 1 fois à midi, éventuellement 1 fois le soir, et encore…

Pour rester productif, c’est ne se concentrer uniquement sur une seule tâche à réaliser. 

Il est même très utile de regrouper des tâches similaires (comme la publication sur les réseaux sociaux pour se faire connaître par exemple).

Et ce même si notre planning est surchargé. 

Sauter du coq à l’âne, c’est le meilleur moyen d’avoir des journées à rallonge ! 

Et en tant que Nomade Épanoui, ce n’est pas du tout ce que l’on recherche. 

Une fois un dossier terminé, on fait une pause, on passe à un autre et ainsi de suite (en se rappelant du premier principe).

 

Travail par temps fractionné 

-Il s’agit de la méthode communément appelée « Pomodoro », elle a été démocratisé en 1980 par Francesco Cirillo (pour un peu de culture G). 

Elle va regrouper les principes vu précédemment en y ajoutant une fonctionnalité pour permettre à ton cerveau d’être plus efficace dans la durée. Ne va pas te forcer et t’épuiser émotionnellement c’est hyper important !

En quoi ça consiste ? 

Cette méthode se déroule en 6 étapes simples : 

1. Élimine les distractions 
2. Planifie une SEULE tâche 
3. Régler le minuteur sur 25min et go pour ta session de travail, concentre toi à 200%
4. Après 25min de taff, quand l’alarme sonne, prend une pause de 5min, récupère. 
5. Après l’alarme des 5min, tu devines, remets toi au travail pendant 25min jusqu’à la prochaine sonnerie.
6. Après 3 à 4 sessions de 25min, prends une pause de 20 – 30min. 

Avec cette méthode, tu seras étonnamment surpris de voir comment la tâche que tu t’étais fixée va être réalisée beaucoup plus facilement.

Si tu utilises Google Chrome, va regarder l’extension à ajouter à ton navigateur de ce pas :

Méthode Pomodoro Extension Chrome. 

 

 

 

Prendre des notes 

-Le fait d’avoir un carnet à côté de soit ou bien une appli pour prendre juste des notes nous a permis de nous rendre encore plus productif qu’avant. Et ce même à côté de ton lit !  

Combien de fois nous est-il tous arrivé d’avoir une idée géniale avant de dormir et de ne se souvenir le lendemain matin seulement d’avoir eu une idée géniale mais pas son contenu… 

Le principe est d’avoir un support sur de quoi noter proche de soit à n’importe quel moment de la journée. 

Les effets positifs : 

–Te libérer d’une charge mentale, car lorsque tu penses beaucoup trop à une idée ou une chose que tu dois faire, cette idée revient à la charge très régulièrement et t’empêche d’être complètement focus sur ta tâche actuelle. Coucher cette idée sur papier donne un signal inconscient à ton cerveau en lui indiquant qu’il n’a plus besoin de réfléchir à ce sujet ! 

–Te fournir pleins d’axes de production supplémentaires. Parce que dès lors que des idées sont écrites, il sera beaucoup plus aisée de mener tes recherches sur un domaine précis et par exemple pouvoir le diviser en plusieurs petits objectifs à la semaine. 

–Prendre des notes sur des sujets qui t’intéresse quand tu es en phase de recherche sur un sujet donné, te permet d’y pointer les données les plus importantes à exploiter plus tard (Une vidéo Youtube par exemple). L’erreur serait de se dire « Je vais m’en souvenir, j’y reviendrai plus tard. » 

 

« Manger une grenouille tous les matins » 

–Bizarre comme titre non ? Cette méthode vient de Mark Twain, il explique que si on mange une grenouille vivante chaque matin, rien ne peut nous arriver de pire dans la journée. 

Évidemment, il n’est pas question de dévorer un batracien dès le réveil, en fait cette phrase fait référence à un grand hack de productivité en s’attelant à réaliser la plus grosse tâche de la journée dès le matin !  

Mais pourquoi dès le matin ? Car comme tu t’en doutes, après une bonne nuit de sommeil, c’est le moment où nos batteries sont pleines et que c’est à ce moment là que s’exprime tout notre énergie et potentiel.

Quand la journée passe, nous sommes comme nos appareils électroniques, c’est à dire que l’on dispose de moins d’énergie et d’attention à fournir pour d’importants sujets. 

De plus, le fait de réaliser un bon accomplissement dès le matin, nous procure un effet de satisfaction qui va nous tenir tout au long de la journée. Il sera donc plus simple de réaliser les autres objectifs fixés.

Alors prêt à manger une grenouille ? 

 

 

 

Respecter la règle des 2 minutes 

-Il s’agit ici de réaliser toutes les petites tâches non complexes qui ne prennent pas plus de 2 minutes immédiatement. 

Il peut être parfois nécessaire d’estimer le temps que chaque tâche prendra à réaliser dans notre ToDo List. Si plusieurs d’entre elles ne durent qu’un très court laps de temps, alors il faut s’en occuper à partir du moment où on en prend connaissance. 

Par exemple : Retourner des documents signés à un prestataire. / Envoyer une facture à un client / Relancer un prospect qui n’a pas donné de nouvelle depuis 2 semaines, et ainsi de suite. 

Cette méthode peut paraître contre-intuitive car dans les méthodes précédentes, on dit qu’il faut ne pas se déconcentrer d’une grosse tâche en cours, mais il est nécéssaire de s’accorder le temps de réaliser ces mini tâches juste après ton de temps de pause par exemple. 

Personnellement, je reçois des mails que que je peux traiter en un minimum de temps, étant donné que je ne les ouvre que 2 fois (matin et midi) dans la journée, je complète les demandes immédiatement puis je m’attèle à manger ma grenouille (si c’est le matin). 

 

Savoir déléguer 

–Pour être productif, il faut savoir que l’on ne pas tout faire tout seul. On ne possède pas toutes les compétences nécessaires à la bonne réalisation tout nos projets. 

Le fait de savoir déléguer permet d’être plus productif, que d’avoir besoin d’apprendre de nouvelle compétences différentes à chaque fois, cela prendrait bien trop de temps et parfois cela ne correspond pas à ce que l’on aime. 

Pour notre exemple, moi même Do, va laisser quasiment toute la partie investissement et trading à Tom et inversement pour la partie SEO, etc… Bien que nous apprenons à intervertir quelques unes de compétences, car nous communiquons en permanence, mais en revanche, nous déléguons l’intégralité de notre comptabilité ! 

Cela ne relève pas de notre domaine de compétence et cela ne nous intéresse pas, nous avons tous nos propres compétences à proposer. 

Il est donc nécessaire de faire faire certaines tâches pour gagner beaucoup de temps. 

Il y a aussi un autre point important, certaines choses, relèvent de nos compétences mais sont très chronophage, il faut savoir les déléguer !  

Autre exemple :  Tu peux être un monteur vidéo très compétent mais promouvoir tes vidéos sur les réseaux te prend du temps et ne t’intéresse pas malgré que tu saches le faire. 

Tu vas donc pouvoir déléguer cette compétence à un Freelance expert du marketing sur les réseaux sociaux. 

C’est aussi excellent pour avoir un réseau, car à l’inverse, ce Freelance pourra potentiellement faire appel à tes services  ou simplement te recommander pour un de ses clients qui va lui demander de promouvoir son activité également par voie vidéo ! 

Un des piliers de la délégation : 

-Être le plus concis et clair possible lorsque que l’on fait appel à un prestataire, il faut que cette personne sache sur quel type d’axe elle va devoir travailler. 

–Faire confiance à l’expertise de ce prestataire et essayer d’éviter un maximum de faire une veille permanente une fois que le bon prestataire a été choisi. Il faut cependant au début ajuster au maximum. 

 

Utilise la loi des 80/20 autant que possible ! 

-Tu dois sûrement connaitre cette loi de Pareto. Précisément Vifredo Pareto (s’il vous plait !) ancien économiste Italien qui a découvert cette loi en 1896. 

Cette loi se retrouve dans énormément de domaines différents.

• 20% de tes clients réalisent 80% de ton CA / 80% de tes clients ne réalisent que 20% de ton CA.
• 80% des réclamations viennent de 20% de tes clients.
• 20% des joueurs d’une équipe marquent 80% des points. 
• 20% du temps passé sur un projet le fait avancer de 80%. 
• 80% de la pollution planétaire vient de 20% des entreprises. 
• Ainsi de suite. 

Une fois cette notion assimilée, tu dois comprendre que 20% de tes actions amèneront 80% de tes résultats, voilà une méthode qui va te permettre de gagner plus en travaillant moins !  

Tu dois donc autant que possible t’exercer quotidiennement à définir ce qui te permet de produire plus en fournissant le moins d’effort. 

Tu dois t’en rendre compte au quotidien, combien de réunions as tu déjà vécu en entreprise qui durait plus de 2h qui n’ont fait avancer un objectif de seulement 20%. 

Alors qu’un mail du manager expliquant clairement les tâches à réaliser pour que son équipe se mette tout de suite au travail aurait utilisé 20% de temps pour 80% de résultat !  

De plus si 80% du personnel assiste à la réunion, c’est seulement 20% du travail fait. Si c’était l’inverse eh bien tout se réaliserait plus vite. 

Je pense que tu comprends le principe. Quotidiennement nous faisons face à pleins de cas comme cela. 

Désormais tu dois, adapter cette loi de Pareto à tout ce qui t’entoure pour être le plus productif possible et profiter de ton temps libre. 

Un client souhaite faire un call d’1h pour voir les améliorations à apporter sur le projet ? 

==> Dis lui de t’envoyer un mail en listant les points qu’il souhaite voir améliorés. 

Tu te rends compte que 20% de tes clients aiment ton produit et réalisent 80% ton chiffre ?

==> Délaisse un peu la masse restante des 80% de tes clients et améliore ton service pour les 20% meilleurs !  

80% des réclamations que tu reçois viennent de 20% des clients et c’est très chronophage de répondre à tout le monde ? 

==> Élimine ces 20% de clients. 

Évidemment c’est toujours plus simple en théorie qu’en pratique, j’en suis tout à fait conscient, mais faire cet exercice tous les jours, te permettra de voir que cette règle s’applique à peu près partout !  Et ton objectif sera d’en profiter un maximum ! 

 

Bonus : Automatise les tâches les plus courantes

–L’automatisation… Un grand mot de nos jours. On est entouré de pleins de tâches automatisées dont se servent beaucoup d’entreprises pour être performantes. Et on ne s’en rend même plus compte…

Par exemple :  

-Lorsque tu émets un virement avec ta banque et que tu reçois instantanément un SMS ainsi qu’un mail qui confirme ton opération. 

-Quand tu clique sur « mot de passe oublié » depuis n’importe quel site. Un script est déclenché et tu reçois dans la minute les instructions pour le réinitialiser dans ta boite mail. 

-Des rappels de RDV médicaux avec Doctolib par exemple…

Ces automatisations te paraissent peut être banales aujourd’hui, mais réfléchis bien, comment vivre sans ?  

Eh bien je tiens à te dire que tu devrais toi aussi dès à présent apprendre à automatiser un grand nombre de petites tâches qui ne doivent pas te demander une action manuelle. 

C’est d’autant plus vrai lorsque tu es Freelance, la délégation vue plus haut et l’automatisation de certaines actions doivent faire parti de tes piliers dans ta vie entrepreneuriale ! Ça te fera gagner du temps et tu seras redoutablement efficace ! 

Mais alors qu’est-ce que je peux automatiser et comment ? 

-Si tu es dans les opérations marketing, tu peux mettre en place un chatbot qui possède une bonne base de donnée et qui peut répondre à un grand nombre de questions automatiquement sans avoir besoin de mettre les mains sur le clavier. (Pose une question à Alexa, Google ou Siri pour t’en rendre compte.) 

-Tu as également la possibilité d’automatiser tes publications sur les réseaux sociaux lorsque tu fais un article par exemple. Tu peux même mettre en place des automatisations à des dates sélectionnées à l’avance. 

Cette possibilité te permet de couvrir une audience sur de multiples canaux sans avoir besoin de réécrire à chaque fois le même message sur toutes les plateformes.

-Si tu es Freelance, et que tu dois faire des entretiens avec des clients ou prospects, tu ne peux évidemment pas répondre à tout le monde pour caler tes RDV dans ton calendrier, tu peux donc automatiser cette tâche simplement en mettant en place un PlugIn et des Api de calendrier,  afin que tes clients puissent choisir une date et un horaire qui leur conviennent en fonction des disponibilités que tu as préalablement rentré dans le calendrier. 

Tu as la possibilité de le synchroniser avec ton téléphone et de programmer des rappels. 

Si tu fais tes recherches en fonction de ton domaine tu trouveras facilement des tâches simples que tu pourras automatiser. Et il n’est pas forcément nécessaire de savoir coder !! (Si ça peut te rassurer.) 

Voici une liste d’applications et de site qui peuvent t’être utile : 

Zapier : Un énorme outil qu’il faut savoir maîtriser pour automatiser un très grand nombre de tâches, qui interconnecte (en NoCode)  plus de 3000 applications SaaS ; en passant de Gmail à Notion, ou encore de Instagram à Facebook. Les possibilités sont quasiment infinies et c’est ça qui est hors norme avec ce service. 

Les premiers plans sont gratuits mais vite restreints (100 actions par mois en Free), je te conseille d’en apprendre d’avantage sur sa technologie avant d’officiellement te lancer avec cet outil. 

ifttt : Du même type que Zapier vu juste au dessus il permet de faire communiquer également multiples tâches entre elles.

D’autres outils dans le même type : Automate.io / Leadsbridge / Make.com

aText : Ici, tu as un outil qui va te permettre d’éviter de réécrire encore et encore les mêmes textes qui peuvent être parfois répétitifs en définissant des mots clés pour créer des paragraphes complets. Très utile lors de campagne marketing ou dans la rédaction de mail. 

Dashlane : Il peut être parfois redondant de rentrer systématiquement ses mots de passes sur nos sites préférés, cette app va te permettre de simplement te connecter instantanément.

Kmeet : Grande alternative à Zoom (on est moins sur de l’automatisation mais c’est cool quand même), cette SaaS permet d’organiser gratuitement des réunions, avec des salles d’attentes etc… 

De plus, l’entreprise Infomaniak qui propose se service propose un éventail plutôt large d’outils basés sur le cloud (en plus ils sont écologiquement responsable) que tu peux te servir pour de l’automatisation. 

Dydu : Un site qui offre la possibilité de créer des ChatBot, toute la mise en place se fait en NoCode. En alternative tu as également BotNation.

-Tu souhaites découvrir d’avantage d’outils et applications qu’il te faut absolument mettre DansTaValise ? 

C’est facile… Cliques ici et indique nous simplement ta meilleure adresse mail où on doit te l’envoyer !  

Bon tu l’auras compris, quand on souhaite pouvoir générer des revenus depuis son ordinateur, il faut faire en sorte d’être le plus productif et le plus efficace possible. 

Si tu mets en place ces habitudes quotidiennes pour améliorer ton travail, organiser tes tâches et se concentrer sur l’essentiel, alors tu auras une autoroute pleine d’opportunités devant toi. 

Oui je sais ça fait peut être vendeur de rêve, et tout ne marche pas systématiquement comme on le veut, beaucoup de facteurs peuvent te mettre des bâtons dans les roues, mais reste confiant et surtout motivé. 

Cela ne se fera pas en deux jours (et j’en doute en trois), et ne crois surtout pas que nous en savons plus que toi ou que nous sommes parfaits, nous apprenons tentons de nous améliorer aussi chaque jour ! 

 

Alors si tu es motivé, et que tu souhaites t’améliorer, respecte la règle des 1% !  Tu l’as pas vu venir cette ultime méthode avoue ? 

La règle des 1% est simple à appliquer, essaie de te forcer chaque jour à t’améliorer de 1% de plus qu’hier. 

Apprends une nouvelle compétence, te servir d’un outil, partager ton savoir avec quelqu’un qui peut en avoir besoin, faire une répétition de mouvement de plus pendant ta séance de sport…

Deviens simplement une meilleure version de toi même chaque jour de seulement 1% et tu verras qu’avec cet exercice à la longue, de grands résultats seront aux Rendez-Vous ! 

J’espère que cet article t’a plu et a pu t’inspirer à devenir plus productif, si tu as une remarque ou quelque chose à ajouter, n’hésite pas à nous envoyer message via la page « Contact ». 

Do de DansMaValise